Q: การกำหนดการอนุมัติเอกสาร (แบบ Approval Path) มีขั้นตอนการกำหนดดังนี้

A:

1.ระบบ System Management > Approval Center > กำหนดหน้าที่การอนุมัติ


2.หน้าต่างกำหนดหน้าที่การอนุมัติ (เป็นการระบุ Approval Job) และกำหนดพนักงานที่อยู่ภายใน Job ให้ผู้ใช้ทำตามขั้นตอนตามลำดับ


3.ระบบ System Management > Approval Center > กำหนดตำแหน่งการอนุมัติ


4. หน้าต่างกำหนดตำแหน่งการอนุมัติ เป็นการสร้างตำแหน่งย่อยๆภายใน Job และ Assign พนักงานเข้าไปใน Position ดังนั้นพนักงานที่อยู่ใน Position เดียวกันหมายถึงมีระดับเท่ากันดังนั้นจะทำการยกตัวอย่างทั้งหมด 2 ตำแหน่ง (GM , BM)

4.1 บันทึก กำหนดตำแหน่งการอนุมัติ ให้ทำตามลำดับ General Manager


4.2 บันทึก กำหนดตำแหน่งการอนุมัติ ให้ทำตามลำดับ Branch Manager


4.3 กำหนดพนักงาน Assign Employee  ให้นำเมาส์คลิกเข้าไปโปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง “กำหนดข้อมูลกำหนดตำแหน่งการอนุมัติให้กับพนักงาน” General Manager


4.4 กำหนดพนักงาน Assign Employee  ให้นำเมาส์คลิกเข้าไปโปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง “กำหนดข้อมูลกำหนดตำแหน่งการอนุมัติให้กับพนักงาน” Branch Manager


5. หน้าต่างกำหนดสายการอนุมัติ (ต้องกำหนดระดับตำแหน่งสูงลงมาตำแหน่งต่ำ) ผู้ใช้ทำตามลำดับดังภาพ > General Manager > Branch Manager

6.ระบบ System Management > Approval Center > กำหนดเงื่อนไขการอนุมัติ

7.หน้าต่างกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติ (ให้กำหนดตามมูลค่าที่ผู้ใช้ต้องการให้แต่ละตำแหน่งอนุมัติเงื่อนไขอย่างไร)

7.1 มูลค่ามากกว่า 15,001 บาท


7.2  มูลค่ามากกว่า 10000 แต่ไม่เกิน 15,000 บาท


8. ระบบ System Management > Approval Center > กำหนดการมอบหมายการอนุมัติ
8.1ผู้ใช้กำหนด Approval Job ของ Manager ในหน้าต่าง Purchase Order ในกรณีมูลค่ามากกว่า 100000


8.2 ผู้ใช้กำหนด Approval Job ของ Assistant ในหน้าต่าง Purchase Order ในกรณีมูลค่ามากกว่า 10000 แต่ไม่เกิน 100000

9.ระบบ System Management > Approval Center > ตั้งค่าตัวเลือกการอนุมัติ


9.1 หน้าต่างตั้งค่าตัวเลือกการอนุมัติ ให้ผู้ใช้กำหนดหน้า Purchase Order ใช้การอนุมัติ แบบ Position และกำหนดสายการอนุมัติที่ต้องการ


10.ตัวอย่างในการทำใบสั่งซื้อ  เมื่อผู้ใช้ไปทำการสั่งซื้อสินค้า โดยมีการสั่งซื้อสินค้าเกิน15,001 บาท


11.เมื่อมีการบันทึกใบสั่งซื้อช่องอนุมัติ จะต้องเป็น Juliette จูเลียตต์ ซึ่งเป็นบุคคลลำดับที่ 1ในการอนุมัติซึ่งมูลค่าสั่งซื้อเกิน 15,001 บาทคลิก Save เอกสาร10.ตัวอย่างในการทำใบสั่งซื้อ  เมื่อผู้ใช้ไปทำการสั่งซื้อสินค้า โดยมีการสั่งซื้อสินค้าเกิน 15,001 บาท

12.เมื่อการ Save เรียบร้อยจะพบว่าสถานะ App..นั้นยังเป็น Waiting


13.จากนั้นให้ทำการ Login ด้วย User Name /Pass Word ของ Juliette จูเลียตต์ เพื่อเข้าไปอนุมัติเอกสารก่อนในลำดับที่ 1 เมื่อมีการ Login เข้ามาแล้วให้ไปที่ System Management > Approval Center> Approval Documents > รายการร้องขอการอนุมัติ


14.เมื่อคลิกเข้าไปที่ รายการร้องขอการอนุมัติ มีเอกสารรอการอนุมัติ


15.คลิกเข้าไปเพื่อไปทำการอนุมัติเอกสาร > คลิก Approve จะปรากฏหน้าต่าง เพื่อ Confirm ในการอนุมัติ จะสังเกตในกรอบสีน้ำเงิน จะมีการอนุมัติลำดับถัดไป จากนั้นคลิก OK


16.เมื่อการ Save เรียบร้อยจะพบว่าสถานะ App..นั้นยังเป็น Waiting


17.Login ด้วย User Name /Pass Word ของ Jacqueline ชาคเกอรีน เพื่อเข้าไปอนุมัติเอกสารก่อนในลำดับที่ 2 เป็นการอนุมัติลำดับสุดท้าย เมื่อมีการ Login เข้ามาแล้วให้ไปที่ System Management > Approval Center> Approval Documents > รายการร้องขอการอนุมัติ


18.เมื่อคลิกเข้าไปที่ รายการร้องขอการอนุมัติ มีเอกสารรอการอนุมัติ


19. คลิกเข้าไปเพื่อไปทำการอนุมัติเอกสาร > คลิก Approve จะปรากฏหน้าต่าง เพื่อ Confirm ในการอนุมัติ จะสังเกตในกรอบสีน้ำเงิน จะไม่มีการอนุมัติลำดับถัดไปแล้ว “เนื่องจากมีการอนุมัติแค่ 2 ลำดับในการอนุมัติเอกสาร” จากนั้นคลิก OK.


20.เมื่อการ Save เรียบร้อยจะพบว่าสถานะการอนุมัติจะเป็น Approved โดยสายการอนุมัติ จะจบที่ ลำดับที่ 2